Privacyverklaring Werken met AI

Inleiding

Werken met AI is een merk van Chefdata B.V. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden. Ook leest u hoe wij deze gegevens gebruiken, met wie we ze eventueel delen en welke rechten u heeft. Deze verklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is van toepassing op gebruikers in Nederland en België die gebruikmaken van de diensten van Werken met AI.

Wie zijn wij?

Werken met AI wordt aangeboden door Chefdata B.V., gevestigd aan Marconistraat 23, 1223 BP Hilversum, Nederland. Chefdata B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van Werken met AI. Ons KvK-nummer is 96120924.

Voor vragen over de diensten van Werken met AI (bijvoorbeeld webinars of cursussen) kunt u contact opnemen via matthijs@werkenmetai.nl of support@werkenmetai.nl. Voor algemene vragen over privacy of om uw rechten uit te oefenen kunt u terecht bij onze Functionaris Gegevensbescherming (FG), de heer Matthijs Huttinga, via matthijs@chefdata.nl. Alle communicatie met betrekking tot Werken met AI verloopt via Chefdata B.V.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt of die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Het gaat om de volgende gegevens:

Naam – om u persoonlijk te kunnen aanspreken en registreren voor onze diensten.
E-mailadres – om u te kunnen contacteren met informatie over webinars, cursussen of andere diensten waarvoor u zich inschrijft.
Transactiegegevens – indien van toepassing (bijvoorbeeld wanneer u een betaalde cursus of dienst afneemt), verwerken wij gegevens zoals betaalinformatie en factuurgegevens voor de financiële afwikkeling.

Daarnaast kunnen we beperkt gegevens over uw gebruik van onze website verzamelen via cookies (zie het kopje Cookies hieronder), zoals IP-adres en bezoekinformatie, voor zover nodig voor de functionaliteit van de site en voor analytische doeleinden.

Doeleinden van verwerking

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Dienstverlening: Om de door u gevraagde diensten te leveren, bijvoorbeeld om uw inschrijving voor een webinar of cursus te verwerken en u de benodigde informatie te sturen (zoals deelname-links of cursusmateriaal).
Communicatie: Om u te informeren over het product of de dienst waarvoor u zich heeft ingeschreven. Zo ontvangt u bijvoorbeeld praktische informatie voorafgaand, tijdens en na een webinar of cursus.
Opvolgende informatie: Om u na afloop te benaderen met opvolgende informatie over soortgelijke diensten of producten waarvan wij denken dat ze voor u relevant zijn. Bijvoorbeeld, als u deelneemt aan een cursus, kunnen wij u op de hoogte houden van vergelijkbare cursussen of webinars in de toekomst. U krijgt hierbij altijd de mogelijkheid om u af te melden voor deze informatie (uitschrijfoptie in onze e-mails).
Administratie en transacties: Indien u een betaalde dienst of cursus afneemt, gebruiken wij uw gegevens (inclusief transactie- en betaalgegevens) voor de administratieve afhandeling daarvan, zoals het verstrekken van facturen en het bijhouden van administratie conform wettelijke verplichtingen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven. Mocht het toch nodig zijn uw gegevens voor een ander doel te gebruiken, dan zullen wij u daar vooraf over informeren en indien vereist om toestemming vragen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Voor het aanbieden van onze diensten maakt Werken met AI gebruik van een aantal externe tools en dienstverleners. Deze partijen (verwerkers) verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies. Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om uw privacy te waarborgen. Wij delen uw gegevens niet met andere derde partijen dan de hieronder genoemde serviceproviders, tenzij dit wettelijk verplicht is. De tools en diensten die wij inzetten, zijn:

HubSpot – Onze website en klantrelatiebeheer (CRM) draaien op HubSpot. Dit betekent dat contactgegevens (zoals naam en e-mail) en interacties op de website via HubSpot worden verzameld en opgeslagen. HubSpot helpt ons ook bij het versturen van e-mails en het analyseren van websitegebruik. (HubSpot is een bedrijf uit de VS. Indien persoonsgegevens naar buiten de EU worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen volgens de AVG, zoals standaardcontractbepalingen.)
Zoom – Voor het geven van webinars maken we gebruik van Zoom. Als u deelneemt aan een webinar, gebruiken wij uw naam en e-mailadres binnen Zoom om u toegang te geven tot het webinar en om u de inloginformatie te sturen.
Make.com – Wij gebruiken Make.com (voorheen Integromat) voor het automatiseren van workflows tussen onze systemen. Dit kan inhouden dat uw gegevens tijdelijk via Make.com worden doorgegeven om bijvoorbeeld uw inschrijving vanuit onze website door te zetten naar een nieuwsbrief- of cursussysteem.
Google Workspace – Wij gebruiken Google Workspace voor e-mail en documentbeheer. E-mails die u ons stuurt (bijvoorbeeld met vragen of aanmeldingen) worden opgeslagen op de beveiligde mailservers van Google. Ook kunnen persoonsgegevens worden vastgelegd in documenten of spreadsheets binnen onze beveiligde Google-omgeving, bijvoorbeeld een deelnemerslijst voor een cursus.
The Huddle – Voor het aanbieden van online cursussen en communityfunctionaliteit maken wij gebruik van The Huddle, een e-learning platform. Als u deelneemt aan een online cursus via The Huddle, worden uw naam, e-mailadres en eventueel voortgangsgegevens op dat platform verwerkt om u toegang te geven en uw leerresultaten bij te houden.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan andere derden buiten de hierboven genoemde verwerkers, tenzij dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Uw gegevens worden dus niet verkocht of gedeeld met externe partijen voor hun eigen marketing- of andere doeleinden.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij er een wettelijke plicht geldt die ons verplicht gegevens langer te bewaren. In de praktijk hanteren wij de volgende richtlijnen:

Inschrijvingen en communicaties: Gegevens die wij gebruiken voor het toesturen van informatie (zoals nieuwsbrieven of updates over cursussen) bewaren we zolang u gebruikmaakt van onze diensten of staat ingeschreven. Wanneer u zich afmeldt of aangeeft deze informatie niet meer te willen ontvangen, verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens binnen korte tijd.
Webinar- en cursusdeelnemers: Gegevens van deelnemers aan webinars of cursussen bewaren we gedurende de looptijd van de dienst en een redelijke periode daarna voor eventuele nazorg of follow-up (bijvoorbeeld het toesturen van certificaten, terugkoppelingsmateriaal of vervolgaanbiedingen). Als u geen vervolginformatie wenst, kunt u dit aangeven en verwijderen wij uw contactgegevens voor die doeleinden.
Transactie- en factuurgegevens: Financiële gegevens bewaren wij zolang als wettelijk vereist. In Nederland geldt bijvoorbeeld een fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor administratieve gegevens (zoals facturen). Dergelijke gegevens worden door ons conform deze wettelijke termijn bewaard en daarna verwijderd.
Correspondentie: E-mailcorrespondentie of andere communicatie bewaren we zolang dat nodig is om uw vraag of verzoek volledig af te handelen en vervolgens nog maximaal twee jaar voor interne archivering, tenzij u eerder verzoekt om verwijdering en we geen wettelijke verplichting hebben deze te bewaren.

Na afloop van de relevante bewaartermijn zullen wij de persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren.

Rechten van betrokkenen

Als betrokkene (degene van wie wij persoonsgegevens verwerken) heeft u op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

Recht op inzage – U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u hebben. Op verzoek verstrekken wij u een kopie van uw gegevens.
Recht op rectificatie – U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
Recht op verwijdering – U heeft het recht om te vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen (“recht op vergetelheid”). Bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of wanneer u uw toestemming intrekt en wij geen andere rechtsgrond voor verwerking hebben.
Recht op bezwaar – U heeft het recht bezwaar te maken tegen specifieke verwerkingen van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing. Bij een dergelijk bezwaar zullen wij de verwerking stoppen, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw rechten.
Recht op beperking van verwerking – In bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist of als de verwerking onrechtmatig is maar u niet wilt dat de gegevens worden gewist.
Recht op dataportabiliteit – Voor zover wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming of een overeenkomst met u, heeft u het recht om te vragen dat wij de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat aan u of (op uw verzoek) rechtstreeks aan een andere dienstverlener overdragen.

Daarnaast kunt u eventuele gegeven toestemming voor een bepaalde verwerking altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de verwerking tot aan het moment van intrekking blijft rechtmatig.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de in het hoofdstuk Wie zijn wij? vermelde contactgegevens. Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op uw verzoek reageren. Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat wij niet voldoen aan de privacywetgeving. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Bent u woonachtig in België, dan kunt u zich ook wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België.

Cookies

Onze website (gehost via HubSpot) maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het bezoeken van een website op uw computer of mobiele apparaat worden geplaatst. Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

Functionele cookies – Deze cookies zijn noodzakelijk voor de basisfuncties van de website. Ze onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen en zorgen ervoor dat u ingelogd kunt blijven op het cursusplatform.
Analytische cookies – Met analytische cookies (bijvoorbeeld via HubSpot) verzamelen wij statistieken over het gebruik van onze website. Dit helpt ons inzicht te krijgen in welke pagina's het meest bezocht worden en hoe bezoekers navigeren, zodat we de gebruikservaring en content kunnen verbeteren. Waar mogelijk anonimiseren wij deze analytische gegevens. Zo kan bijvoorbeeld uw IP-adres worden verkort of geanonimiseerd.
Tracking cookies – Op dit moment gebruiken we geen tracking cookies van derden voor advertenties of gepersonaliseerde aanbiedingen. Mochten we in de toekomst dergelijke cookies willen gebruiken, dan zullen we u vooraf om toestemming vragen via onze cookie-banner.

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een cookiemelding. Hierin informeren wij u over de cookies en vragen wij – waar nodig – uw toestemming. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website of via uw browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de werking van de website kan beïnvloeden.

Communicatie

Alle communicatie over de diensten van Werken met AI verloopt via Chefdata B.V. Dit betekent dat e-mails of andere berichten die u ontvangt in het kader van Werken met AI afkomstig zijn van Chefdata B.V. of worden verzonden via de hierboven genoemde tools (bijvoorbeeld een automatische bevestigingsmail via HubSpot of een uitnodiging vanuit Zoom).

Heeft u vragen over Werken met AI, bijvoorbeeld over een webinar of cursus, dan kunt u contact met ons opnemen via matthijs@werkenmetai.nl of support@werkenmetai.nl. Voor alle vragen omtrent uw persoonsgegevens of deze privacyverklaring kunt u terecht bij Matthijs Huttinga (FG) via matthijs@chefdata.nl. Wij helpen u graag en streven ernaar uw vragen en verzoeken snel te beantwoorden.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij gebruikers hiervan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld via e-mail of een melding op onze website. Onderaan de verklaring staat steeds de datum van de laatste aanpassing. We raden u aan om regelmatig deze pagina te raadplegen zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies of onbevoegde toegang tegen te gaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan versleuteling van gegevens, beveiligde verbindingen (SSL) en beperkte toegangsrechten; alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot uw gegevens voor zover noodzakelijk. Mocht u de indruk hebben dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via de hierboven vermelde contactgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 30 mei 2025.